Neues Vereinsprojekt — Schritt für Schritt

1Verein als Unternehmen anlegen

1. HubSpot → Unternehmen → Unternehmen erstellen: Name exakt wie offiziell (z. B. FC Kirchhausen e.V.), Stadt, Website, Telefon.
2. Unternehmensart = Verein (Pflicht — steuert LP, Sponsor-Zuordnung, Auswertungen).
3. Vereinslogo-URL: Logo (quadratisch, PNG/JPG) in HubSpot → Dateien → Ordner vereine hochladen → URL kopieren → ins Feld. Ohne Logo zeigen Landingpage, Mail-Vorlagen und Kunden-Mails einen Platzhalter.
4. Ansprechpartner des Vereins als Kontakt anlegen und dem Unternehmen zuordnen.

2Projekt anlegen

1. HubSpot → Projekte → Projekt erstellen: Name <Verein> - <Jahr>, Pipeline Projektabwicklung, Stufe Geplant, Typ = Spielstandsanzeige, Projektleiter = Inhaber (du), geplanter Aufstellungstermin.
2. Verein (Unternehmen aus Schritt 1) dem Projekt zuordnen.
3. Automatik: der Workflow legt sofort 12 Werbeflächen (A1–E2, Formate/Listenpreise) an; der stündliche Sync klont innerhalb einer Stunde die Landingpage vereine.fksportwerk.de/<verein> mit Logo, Ort und Satzspiegel und trägt die LP-Adresse am Projekt ein. Danach Hero-Text im Seiteneditor verfeinern.

3Sponsoren / Akquise-Kontakte importieren

1. Bestehende Vereinssponsoren und Firmen aus dem Umfeld: CSV-Vorlage sponsoren-import-vorlage.csv (Spalten verein; firma; website; ansprechpartner_vorname; … ; notiz) ausfüllen → Import-Skript (Admin) oder HubSpot-Import. Dabei werden Unternehmensart = Werbekunde, Label „Sponsor von“ zum Verein, Kontakt + Notiz gesetzt.
2. Je Akquise-Kontakt müssen die Felder Akquise: Verein, Akquise: Ort, Akquise: Vereinsseite (LP-Adresse) gefüllt sein — sie steuern Mail-Vorlagen, Termin-Mails und Vereinslogo. Der Sync füllt Projektleiter-Block und Logo automatisch nach.
3. Jeder neue Kontakt bekommt automatisch das One-to-One-Opt-in (Workflow) — Sequenzen sind damit möglich.

4Sequenz + Mail-Vorlagen für diesen Verein

1. Mail-Vorlagen öffnen → Absender + Verein wählen → 9 Vorlagen kopieren und in HubSpot anlegen (Anleitung dort).
2. HubSpot → Sales → Sequenzen → Sequenz „Kaltakquise – <Verein>“ erstellen (Schritte Tag 0 / 3 / 6 Anruf / 8 / 11 / 14; nur Werktage, Sendefenster 8–18 Uhr; Antwort im Thread bei Mail 2; Aufgabe bei Öffnung/Klick) → die neuen Vorlagen zuordnen. Ebenso „Infomaterial – <Verein>“ (Tag 0 / 2 / 3 Anruf / 5 / 10).
3. Kontakte in die Sequenz aufnehmen (Kontakt → Mehr → In Sequenz aufnehmen). Antworten, Terminbuchungen und Direktbuchungen beenden die Sequenz automatisch.

5Präsentation beim Verein / Sponsor

• Landingpage des Vereins live zeigen (Satzspiegel mit freien/reservierten Flächen, Preise, Technik). Im CRM-Modus (Buchungsseite → Kürzel + PIN) direkt vor Ort buchen; Preisänderung nur über Schloss + zweite PIN (Freigabe).
• Termin-Auswahlseite vereine.fksportwerk.de/termin?abs=<Kürzel> für Folgetermine (Telefon / Google Meet).

6Nach der Buchung — läuft automatisch

• Stripe-Zahlung (Einmal oder Raten-Abo) → Bestellbestätigung (2 Min) → Lexware-Rechnung „bereits bezahlt“ + Rechnungsmail → Werbefläche „gebucht“, Kundenname auf der LP.
• Drucksatz-Ticket (30 Min → Stufe 2 → Kundenmail mit Upload-Link → Upload → Abzug → Freigabe-Link → Motiv auf der LP).
• Lifecycle: Status-Mail monatlich bis Aufstellung, Start-Mail bei Aufstellung (Feld Aufstellung erfolgt am Projekt setzen!), Verlängerungs-Mail 6 Monate vor Ende.

7Projekt-Checkliste

• ☐ Verein mit Art, Ort, Logo · ☐ Projekt mit Typ, Stufe, Inhaber, Verein zugeordnet · ☐ 12 Flächen vorhanden · ☐ LP live, Hero-Text geprüft · ☐ Kontakte importiert mit Akquise-Feldern · ☐ 9 + 4 Vorlagen angelegt, Sequenzen gebaut · ☐ erster Testlauf an Testkontakt · ☐ Präsentationstermin beim Verein