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title: "PROJEKTSETUP: Vereinsprojekt einrichten"
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![FK Sportwerk](https://projektsetup.fksportwerk.de/hubfs/branding/fksw-logo.jpg)  **PROJEKTSETUP** · Vereinsprojekt einrichten

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# Neues Vereinsprojekt — Schritt für Schritt

Reihenfolge einhalten; die Automatik (12 Werbeflächen, Landingpage, Kundenname/Motiv auf der LP, Lifecycle-Mails) hängt an den ersten drei Schritten. Voraussetzung je Mitarbeiter: [Onboarding](https://onboarding.fksportwerk.de/onboarding?hsLang=de) abgeschlossen.

## 1Verein als Unternehmen anlegen

1. HubSpot → Unternehmen → **Unternehmen erstellen**: Name exakt wie offiziell (z. B. `FC Kirchhausen e.V.`), **Stadt**, Website, Telefon.
2. **Unternehmensart = Verein** (Pflicht — steuert LP, Sponsor-Zuordnung, Auswertungen).
3. **Vereinslogo-URL**: Logo (quadratisch, PNG/JPG) in HubSpot → Dateien → Ordner `vereine` hochladen → URL kopieren → ins Feld. Ohne Logo zeigen Landingpage, Mail-Vorlagen und Kunden-Mails einen Platzhalter.
4. Ansprechpartner des Vereins als Kontakt anlegen und dem Unternehmen zuordnen.

## 2Projekt anlegen

1. HubSpot → **Projekte** → Projekt erstellen: Name `<Verein> - <Jahr>`, Pipeline **Projektabwicklung**, Stufe **Geplant**, **Typ = Spielstandsanzeige**, **Projektleiter = Inhaber** (du), geplanter Aufstellungstermin.
2. Verein (Unternehmen aus Schritt 1) dem Projekt **zuordnen**.
3. Automatik: der Workflow legt sofort **12 Werbeflächen** (A1–E2, Formate/Listenpreise) an; der stündliche Sync klont innerhalb einer Stunde die **Landingpage** `vereine.fksportwerk.de/<verein>` mit Logo, Ort und Satzspiegel und trägt die LP-Adresse am Projekt ein. Danach Hero-Text im Seiteneditor verfeinern.

## 3Sponsoren / Akquise-Kontakte importieren

1. Bestehende Vereinssponsoren und Firmen aus dem Umfeld: CSV-Vorlage `sponsoren-import-vorlage.csv` (Spalten verein; firma; website; ansprechpartner\_vorname; … ; notiz) ausfüllen → Import-Skript (Admin) oder HubSpot-Import. Dabei werden **Unternehmensart = Werbekunde**, Label **„Sponsor von“** zum Verein, Kontakt + Notiz gesetzt.
2. Je Akquise-Kontakt müssen die Felder **Akquise: Verein**, **Akquise: Ort**, **Akquise: Vereinsseite** (LP-Adresse) gefüllt sein — sie steuern Mail-Vorlagen, Termin-Mails und Vereinslogo. Der Sync füllt Projektleiter-Block und Logo automatisch nach.
3. Jeder neue Kontakt bekommt automatisch das One-to-One-Opt-in (Workflow) — Sequenzen sind damit möglich.

## 4Sequenz + Mail-Vorlagen für diesen Verein

1. [Mail-Vorlagen öffnen](https://projektsetup.fksportwerk.de/mail-vorlagen?hsLang=de) → Absender + Verein wählen → 9 Vorlagen kopieren und in HubSpot anlegen (Anleitung dort).
2. HubSpot → Sales → **Sequenzen** → Sequenz „Kaltakquise – \<Verein\>“ erstellen (Schritte Tag 0 / 3 / 6 Anruf / 8 / 11 / 14; nur Werktage, Sendefenster 8–18 Uhr; Antwort im Thread bei Mail 2; Aufgabe bei Öffnung/Klick) → die neuen Vorlagen zuordnen. Ebenso „Infomaterial – \<Verein\>“ (Tag 0 / 2 / 3 Anruf / 5 / 10).
3. Kontakte in die Sequenz aufnehmen (Kontakt → Mehr → In Sequenz aufnehmen). Antworten, Terminbuchungen und Direktbuchungen beenden die Sequenz automatisch.

## 5Präsentation beim Verein / Sponsor

- Landingpage des Vereins live zeigen (Satzspiegel mit freien/reservierten Flächen, Preise, Technik). Im **CRM-Modus** (Buchungsseite → Kürzel + PIN) direkt vor Ort buchen; Preisänderung nur über Schloss + zweite PIN (Freigabe).
- Termin-Auswahlseite `vereine.fksportwerk.de/termin?abs=<Kürzel>` für Folgetermine (Telefon / Google Meet).

## 6Nach der Buchung — läuft automatisch

- Stripe-Zahlung (Einmal oder Raten-Abo) → Bestellbestätigung (2 Min) → Lexware-Rechnung „bereits bezahlt“ + Rechnungsmail → Werbefläche „gebucht“, Kundenname auf der LP.
- Drucksatz-Ticket (30 Min → Stufe 2 → Kundenmail mit Upload-Link → Upload → Abzug → Freigabe-Link → Motiv auf der LP).
- Lifecycle: Status-Mail monatlich bis Aufstellung, Start-Mail bei Aufstellung (Feld **Aufstellung erfolgt** am Projekt setzen!), Verlängerungs-Mail 6 Monate vor Ende.

## 7Projekt-Checkliste

- ☐ Verein mit Art, Ort, Logo · ☐ Projekt mit Typ, Stufe, Inhaber, Verein zugeordnet · ☐ 12 Flächen vorhanden · ☐ LP live, Hero-Text geprüft · ☐ Kontakte importiert mit Akquise-Feldern · ☐ 9 + 4 Vorlagen angelegt, Sequenzen gebaut · ☐ erster Testlauf an Testkontakt · ☐ Präsentationstermin beim Verein

Gespeicherte Checkliste je Projekt folgt (wie im Onboarding).